一、系統簡介
科然《招標代理業務管理系統》是為招標代理機構量身定制的業務管理軟件。已在山東省魯成招標有限公司、山東省建設工程招標中心、海逸恒安項目管理有限公司、山東招標股份有限公司、山東恒諾建設工程咨詢有限公司等大型招標公司應用多年。
本系統提供面向大型企業的集團版、中型企業的企業版、小型企業的輕量版，以及按賬號按年付費的租賃版。
系統圍繞招標代理公司從事的業務，以招標代理業務管理為核心，以項目為主線，實現了招標代理項目從立項到歸檔的全過程管理。同時結合OA系統、財務管理模塊、微信移動辦公，為招標代理公司的內部管理提供了一套完整的解決方案。
區別于通用的OA辦公自動化系統，本系統根據招標代理業務流程設置功能節點，具有明確的行業特征。如：從招標代理合同簽訂，到招標公告發布，到招標文件審批，到招標文件發售，到投標保證金的收繳，到開標后中標通知書發放，到投標保證金的退還和服務費的結算，再到項目檔案的歸檔，環環相扣，功能節點前后關聯和約束，可以實現業務的規范化管理，比如：招標文件沒有審批完之前無法發售招標文件；中標通知書發出后15天內提醒完成項目檔案歸檔；待結算服務費和待退還投標保證金的項目提醒。體現出管理軟件與現實業務的緊密結合，而不是單純的資料錄入查詢和OA審批。
二、功能模塊
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功能模塊名稱
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功能簡介
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一、開標前
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項目立項
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承接項目后，在系統內錄入項目信息進行立項。
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委托協議
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簽訂招標代理合同時，通過本功能上傳合同文本進行審批。
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合作協議
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公司與外部單位的聯營項目合作協議審批。
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法人授權書
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給被授權人開具法人授權書時的審批。
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招標公告或邀請書
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上傳招標公告或邀請書，提交審批，進行內審后外發
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資格預審文件
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上傳資格預審文件，提交審批，進行內審后外發。
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資格預審結果公示
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上傳資格預審結果公示，提交審批，進行內審后外發。
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招標文件
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招標文件編寫完成后，提交審批，進行內審后發售。
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投標單位（供應商）報名
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投標單位或供應商通過“在線報名”模塊報名后，通過本功能可以查看報名信息。可發起標書費收繳確認流程。
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招標文件答疑變更
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對于招標文件的補充、答疑、變更情況，進行內審后外發。
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造價工作聯系單
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對于需要造價配合的項目，通過本功能上傳相關文件、注明相關事項，建立招標和造價部門的溝通渠道。
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招標（采購）文件范本庫
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建立不同項目類型的招標文件范本，在“項目立項”環節，系統會自動匹配招標文件范本，供項目人員參考使用。
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二、開標后
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中標（成交）公示
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上傳中標公示，提交審批，進行內審后外發。
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中標通知書
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上傳中標通知書，提交審批，進行內審后外發。
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更改項目狀態
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項目完成后，項目人員通過本功能更改項目的狀態。
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三、項目檔案
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項目檔案
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根據自定義的檔案目錄，由項目人員上傳項目檔案。
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紙質檔案交接
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遞交紙質資料到檔案管理人，同時發起移交流程，由檔案管理人員確認。可結合時限考核中判斷上交是否及時。
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四、財務
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標書費收繳
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投標人購買招標文件時，由項目人員發起標書費收繳流程，提交給財務人員確認。其他類型的文件費的收繳也通過此功能進行，如：資格預審文件費、圖紙費等。
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投標保證金收繳
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項目人員收到交款信息后，通過本功能發起投標保證金收繳流程給財務人員確認。
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服務費結算&投標保證金退還
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項目開標完成后，通過本功能進行服務費的結算和投標保證金的退還。由項目人員發起，提交給財務人員確認辦理。
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五、統計報表
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隨著項目的進行，可自動形成本模塊的統計報表。
為項目經理提供自己負責項目的工作管理平臺。
為部門負責人提供查看本部門項目進展情況的平臺。
為職能部門相關人員提供檔案管理、項目業績管理的平臺。
為財務人員提供收支統計的平臺。
為公司高層管理人員提供了項目整體管理的平臺。
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招標進度跟蹤表
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用于查看項目的進展情況，項目的每個階段完成后，會自動打勾。
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招標業績與收入
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用于統計公司的業績情況和收入情況。
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招標項目匯總表
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對項目信息進行了匯總統計，具有項目業績查詢功能、項目檔案管理功能。
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招標業務文檔
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查看審批完畢已歸檔的流程文檔。
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供應商信息庫
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自動匯總供應商信息，可以按參與項目招標內容檢索相關供應商，為新項目的招標采購提供可選供應商。
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專家信息庫
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自動匯總各項目的專家信息，專家信息可自主維護。
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招標文件審查統計
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在招標文件的審批環節，可以填寫招標文件審查表，并進行打分，打分記錄匯總到此功能中。
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項目檔案審查統計
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在項目檔案歸檔環節，可以填寫項目檔案審查表，并進行打分，打分記錄匯總到此功能中。
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用印情況統計表
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匯總誰在什么時間用了哪個印章在哪個項目的哪個資料。對印章進行把控。
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時限考核
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對于公司的管理要求，如：必須通過辦公平臺審批完成招標文件才能對外發售招標文件；項目開標后30天內必須完成項目檔案歸檔。通過本功能可以統計完成情況，并自動辨別出正常還是違規。
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近期項目進展報表
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本報表體現了近期項目的進展情況，從開標時間、公示日期、中標通知書發放日期等日期節點，顯示項目進展。
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審核記錄匯總表
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本報表根據“招標公告”、“招標文件”、“中標公示”、“中標通知書”的審批結果，統計正常的和不正常的流程數量。
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專家評標項目記錄
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本功能可對評標專家在項目中的表現進行評價查詢。
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OA辦公
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一、個人辦公
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即時消息；通知公告；傳閱文件；工作論壇；在線簽到簽退；系統小秘書提醒；
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二、財務管理模塊
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1、費用支出單:用于費用報銷和公司的其他成本費用管理，可以關聯到項目，實現項目成本統計；
2、借款還款:用于實現人員、部門的借款還款管理，可以實現借款余額動態管理，借款額度和次數控制，還款提醒，可以關聯到項目。
3、報表統計:按部門、按報銷人、按費用類別統計成本費用。
結合業務管理系統，實現收入與利潤統計。
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三、申請預約
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人員外出/出差/請假申請；采購申請；可自定義各種辦公流程，如：采購申請、用車申請等。
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四、工作管理
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個人日程；部門日程；任務管理；任務進程報告
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五、郵件管理
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郵件收發；通訊薄；外部郵箱集成配置；
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六、工作流程
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流程一覽：發出申請、代辦流程、已辦流程、流程監控，事務委托。
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七、會議室管理
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會議室在線預約，會議室使用統計。
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八、文檔資源庫
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文檔庫管理；文檔檢索，建立業務標準化文件庫。
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九、人力資源
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機構、部門、員工信息管理。
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三、系統應用價值
使用《招標代理業務管理系統》給您帶來的好處：
3.1、業務標準化管理
從項目開始到結束，以項目為主線，串聯并存檔相關業務資料；
從蓋章控制的角度入手，通過網上流轉審批，保證外發的資料的正確性，杜絕用印隨意性，明確單位內部的辦事流程和流程環節職權責；
通過業務文件模板與工作流程的綁定，規范和統一項目外發資料的文件格式，提高單位的業務形象；
3.2、建立起公司的成本核算與控制體系
通過費用報銷和項目的掛鉤，實現按項目的成本核算，哪些項目是賠錢的，哪些項目是賺錢的，收入、成本和毛利潤情況一目了然，為后續項目的承接提供數據導向；
結合對工資、保險、管理費用等非項目費用（間接費用）的管理，實現按公司、按部門、按人員的全面成本核算與控制體系，為績效考核提供量化的數據參考，結合系統的權限控制體系，為公司整體經營目標、部門經營目標的制定、落實、監督、調整和達成，建立動態的目標管理體系。
3.3、建立起業務部門與財務部門的協同工作模式
財務部門作為獨立的部門，難以從業務的角度配合業務部門的工作，通過系統中的工作流程，可以建立起協同工作模式；
上傳標書費的收繳情況→財務確認收到→歸入項目收入；
投標保證金的到賬情況掛鉤投標保證金的退還，以項目為單元，沒收到的不能退，沒到賬的不能退，不能重復退，不能多退，中標未結算的不能退；
系統為不同的管理深度提供了可伸縮的管理配置，比如可以設置：沒有上傳過投標企業的標書費不能上傳投標保證金，沒有上傳過保證金的投標企業不能做結算，開始交投標保證金的前幾天必須完成標書費收繳情況上傳……
3.4、支持分公司異地應用
分公司在異地通過網絡也可以使用本系統；
3.5、自動化出報表
項目招標進度跟蹤表、招標業績與收入匯總表、招標業務文檔（已歸檔電子檔案庫）、招標項目信息匯總
報銷統計（即成本統計）、[ 可按部門統計、按人員統計、按費用類別統計、按時間段統計 ]
用車情況報表，會議室使用情況表，物品借出與歸還情況表，用品采購、庫存、領用統計表，外出、請假、出差情況表等日常管理報表。
3.6、更深層次的業務管理
大量業務數據的電子化，使挖掘業務數據的深層次價值成為可能，讓業務數據的積累成為企業的無形“固定資產”，讓項目信息不再受人員離職、崗位變更等人員流動因素的影響，比如：建立起單位內部的供應商庫，通過投標單位參與項目的類型、招標內容關鍵字，建立各行業的供應商庫。
建立起企業內部的專家庫。
……
3.7、全方位的辦事提醒
您可以從郵箱或手機上收到即時消息、待辦工作流程、工作流程處理進度、工作進展情況、新通知公告提醒、收到傳閱文件提醒……
您可以從系統中設置資質證書的到期提醒、車輛年審提醒、車輛保險到期等容易忘記的日常事務提醒。
3.8、手機移動辦公
《招標代理業務管理系統》已與微信和釘釘對接，通過個人微信、企業微信、釘釘均可查看和處理系統的待辦流程。
3.9、平臺化的系統
《招標代理業務管理系統》是一套平臺化的系統。各業務板塊的業務管理系統可以運行在同一個平臺上，數據互通，如《招標代理業務管理系統》《造價咨詢業務管理系統》《全過程咨詢管理系統》可以根據需要選購，運行在同一平臺上；基于WebService的設計可以為其他軟件提供數據接口，如自動生成標書費收款憑證到財務軟件；多層級的權限控制系統，可以接入第三方軟件，實現一鍵登錄。系統支持多角色共同使用，可以開放登錄端口給招標人使用《可選模塊：招標人之窗》，可以開放端口給投標單位《可選模塊：在線報名系統》，通過支付寶/微信的在線支付功能，實現電子標書的自動銷售與發放，通過銀行提供的銀企直連功能，實現投標保證金收繳自動確認和一鍵退還。
《招標代理業務管理系統》可有效解決：
1、傳統辦公事務工作的繁瑣、重復勞動和檢索不便。
2、信息流轉不暢通造成的高時間成本，低響應速度。
3、工作流程不清晰導致的辦事制度混亂、權責不明。
4、項目與工作難以跟蹤，缺少協作和反饋。
5、經驗、知識沒有積累和共享的渠道。
6、OA軟件無法實現的系統化業務管理。
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